понедельник, 16 июня 2014 г.

Организация конференции. Как все предусмотреть и не допустить ошибок


Геннадий Нетяга, 
СЕО ExpoPromo Group Ltd. и основатель проекта TicketForEvent

Зачем компании проводить деловую конференцию, из чего складывается успех события и как обойти подводные камни при его организации, рассказывает Геннадий Нетяга, СЕО ExpoPromo Group Ltd. и основатель проекта TicketForEvent, интернет-сервиса для автоматизации продажи билетов на мероприятия. 

 

Зачем нужны конференции?

 

Деловая конференция – это хороший способ решить сразу несколько важных задач, стоящих перед компанией. Во-первых, с помощью успешной конференции можно повысить свою узнаваемость и создать себе репутацию эксперта отрасли. Во-вторых, это возможность привлечь новых клиентов и партнеров. В-третьих, конференция позволит повысить лояльность существующих клиентов и добиться увеличения интереса к вашими услугами потенциальных потребителей. Преимущества очевидны, но достигнуть их можно только при условии успешного проведения мероприятия.


Слагаемые успеха


Самая первая и важная задача - правильно определиться с тематикой делового события. Самый удачный вариант – связать конференцию с актуальной проблемой, которая волнует аудиторию компании. Это может быть изменение в законодательстве или в каком-либо сегменте рынка. Чтобы убедиться в привлекательности темы, опросите потенциальных участников конференции и экспертов отрасли. Получив их одобрение, можно смело браться за дело.

Внимательно стоит отнестись к выбору времени проведения конференции. Нужно учитывать такие факторы, как сезон (лучше не проводить конференцию летом, до или после крупных праздников), день недели (избегайте проводить мероприятия в пятницу, когда все стремятся поскорее закончить работу), наличие в ближайшие дни крупных мероприятий со схожей тематикой.

Конференция обладает двумя существенными особенностями, важными для ее участников. Первая - это информация: аналитические отчеты о состоянии отрасли, прогнозы, полезный практический опыт других компаний. Вторая – возможность завязать контакты с потенциальными клиентами, партнерами и влиятельными людьми. Понимание этих факторов необходимо организаторам при составлении программы и приглашении спикеров. Постарайтесь привлечь не только экспертов известных компаний, но и представителей авторитетных структур, исследовательских агентств и т.д.

Важно создать хорошие условия для общения участников и возникновения деловых контактов. Необходимо отвести достаточно времени на дискуссии и обсуждения докладов. Для обеспечения неформального общения служат кофе-брейки и фуршеты. Часто во время подобных деловых мероприятий заключаются сделки, поэтому будет нелишним приготовить несколько переговорных комнат.

Продвижение 


После того, как вы определились с темой, датой, составом спикеров и программой, нужно провести грамотное продвижение события среди целевой аудитории. Продвижение необходимо начинать не меньше, чем за полгода до события и не раньше, чем за год.

О грядущем событии лучше рассказывать в отраслевых изданиях, которые читает ваша аудитория. Хорошим инструментом в освещении информации о мероприятии также является интернет. Продвижение в сети сочетайте с организацией продажи билетов и регистрацией участников на конференцию. С помощью специальных интернет-сервисов подобных TicketForEvent организатор может предоставлять участникам возможность зарегистрироваться и приобрести электронный билет на своем сайте или в официальной группе в социальных сетях. Услуги подобных ресурсов сэкономят время и средства – пропадет необходимость выделять отдельного сотрудника или группу человек для регистрации посетителей, выставления счетов, обработку информации по платежным операциям.

Есть несколько каналов продвижения конференции в сети:
1. Тематические онлайн-СМИ. Информацию о предстоящей конференции, электронную форму оплаты участия или online регистрацию необходимо разместить на сайтах, которые посещает ваша целевая аудитория – это могут быть бизнес-издания, популярные тематические блоги, каталоги. С ними можно сотрудничать в следующих форматах: бесплатно, по бартеру, на условиях рекламы и в рамках партнерской программы. В последнем случае сайты будут получать комиссию с ваших продаж.
2. Социальные сети. В последнее время особое внимание уделяется общению с участниками мероприятия с помощью социальных сетей ВКонтакте (аудитория более 40 млн пользователей) и Facebook (свыше 8 млн), именно они являются наилучшей площадкой для информирования и стимуляции покупок билетов Мероприятие можно продвигать в группах по интересам и на своей официальной странице. Потенциальные посетители события будут делиться последними новостями о конференции со своими друзьями и расширять вашу аудиторию потребителей. Договоритесь о размещении новостных постов в популярных группах с информацией о мероприятии и ссылкой на страницу, где можно оплатить участие в конференции или зарегистрироваться. Используйте соц.сети для продажи билетов прямо со страницы мероприятия. Такие встраиваемые облачные решения, как TicketForEvent предполагают полную автоматизацию продажи билетов, легко интегрируется в любую онлайн-площадку и могут быть за 5 минут размещены на страничке в соц.сети - в виде кнопки "Купить билет".

Рассказывая о конференции в печатных СМИ и в интернете, сообщайте о важных новостях, связанных с событием, об основных этапах его подготовки. Информационным поводом может стать участие известных экспертов отрасли, окончательная подготовка программы, проведение особых событий в рамках конференции – мастер-класс «звезды», вручение премий, конкурсы и т.д.

Организация


В зависимости от вида, целей и планируемого количества участников организация конференции занимает от полугода до года. Чем крупнее мероприятие, тем раньше следует приступать к его подготовке. Опираясь на личный опыт, могу сказать, что в команде организаторов конференции должно быть, как минимум, четыре человека. В их задачи входит контроль и менеджмент всего проекта, включая выбор площадки, координацию подрядчиков, занятых обеспечением питания и установкой оборудования, связь со спикерами, продвижение мероприятия, регистрацию участников, работу со СМИ и проч. Между членами оргкомитета нужно четко разделить обязанности, каждый должен быть ответственен за конкретное направление.

3 типичные ошибки организаторов


Практически ни одно мероприятие в мире не проходит без каких-либо накладок. Первое место в ряду часто встречающихся ошибок занимает неправильный выбор темы, который может привести к провалу всего события из-за отсутствия на нем участников. Чаще всего такое случается, когда организаторы не изучили рынок и потребности его аудитории. Например, не имеет смысла проводить в городе N конференцию на тему «Event-менеджмент», если в нем нет ни одного event-агентства. На такое мероприятие никто не придет.

На втором месте - недостаточно тщательный подход к организации конференции. В этом случае возможны технические неполадки, способные испортить впечатление даже от блестящих выступлений: очереди на входе при регистрации, проблемы с выводом на экран презентаций, накладки с кофе-брейками. Чтобы избежать таких сложностей, рекомендуется за одну-две недели провести репетицию, попросив спикеров заранее прислать свои презентации, позаботиться о полноценном рабочем месте для регистрации посетителей (check-in).

На третьем месте находится непродуманное содержание конференции, которое грозит разочарованием аудитории. Необходимо заранее убедиться, что доклады спикеров содержат информацию, которая заинтересует большую часть слушателей. Тщательно поработайте над выступлениями сотрудниками вашей компании: организуйте для выступающих курс риторики, продумайте нестандартную подачу информации и подготовьте необычные презентации.

Организация конференции – это огромная ответственность. С каждым мероприятием формируется имидж организатора, растет его опыт и доверие клиентов. Учесть все нюансы при организации мероприятия невозможно, но важно помнить о тех ошибках, которые совершают другие и стараться их избегать.

Досье спикера


Геннадий Нетяга, СЕО ExpoPromo Group Ltd. – компании-основателя и разработчика онлайн-сервисов для индустрии мероприятий (ExpoPromoter, TicketForEvent, HotelsForEvent). Занимается стратегическим развитием компании, финансовыми вопросами и внешними связями. Геннадий обладает 15-летним опытом работы в секторе выставок и конференций и 10-летним опытом в интернет-бизнесе. В качестве CEО группы компаний Biscont, в 2000–2006 годах создал серию успешных выставочных мероприятий, включая известное шоу Décor&Gifts, а также ряд локальных профильных интернет-проектов, в числе которых ExpoTop.ru и ExpoUA.com. В 2010 году команда Геннадия Нетяги привлекла первые инвестиции в размере $1 млн и приобрела репутацию стремительно развивающегося стартапа. В 2012 году команде удалось привлечь $3 млн для развития сервиса TicketForEvent, который дает возможность организатору мероприятия на своем веб-сайте эффективно автоматизировать регистрацию и анкетирование посетителей, принимать оплату от своих клиентов и обеспечить их электронными билетами/бейджами.

Справка о компании


TicketForEvent - онлайн-сервис, который оказывает организаторам выставок, конференций, семинаров и других мероприятий услуги автоматизации процесса продажи билетов и дальнейшей работы с аудиторией. С помощью TicketForEvent они могут добавить на свой сайт модули анкетирования, регистрации участников, оформления бейджей и продажи электронных билетов сразу по нескольким платежным каналам, а также получить доступ к анализу статистики в своем личном кабинете. Проект был запущен в 2011 году, в настоящее время успешно работает на территории России, Украины и Турции. Центральный офис TicketForEvent находится в Лондоне.

На запуск TicketForEvent было инвестировано $3 млн фондом Abele Ventures. Выручка за 2013 год составила $4,7 млн. Рост за последние 12 месяцев – более 100%. Количество проданных билетов через сервис – 475 тыс. На начало 2014 года сервисом воспользовалось более 7 тыс. организаторов. Сервис занял 6-е место в списке 50 лучших стартапов, по версии издания “Секрет Фирмы”, ИД Коммерсант.


Статья для Business Excellence

Комментариев нет:

Отправить комментарий