среда, 25 июня 2014 г.

Особенности продажи билетов в интернете, какие инструменты использовать?

Явное развитие рынка продажи билетов онлайн подтверждают тот факт, что это не просто очередной канал сбыта, это решение, за которым будущее. Между тем, многие не успевают следить за новыми технологиями и не до конца понимают, сколько возможностей сегодня таится в этой сфере. Расскажу об основных современных инструментах продвижения, которые могут существенно повысить эффективность онлайн продаж:


1. Онлайн-маркетинг

 

Существующие онлайн-сервисы для сопровождения мероприятий позволяют тщательно планировать различные маркетинговые акции. Во-первых, организуйте предпродажу, настройте скидки за раннюю (early bird) или оптовую покупку. Согласитесь, всем нужен оборот и стабильность, а при использовании предпродажи билетов организатор получает средства на проведение события и чувство уверенности еще задолго до его начала.

Сгенерируйте и разошлите промо-коды, в том числе для бесплатных участников — партнеров и прессы. Создайте поле регистрации на вашем сайте, в информационной рассылке, в сообществе в социальных сетях, на сайтах партнеров и других площадках. Если совмещать предварительные продажи через онлайн-каналы с работой по продвижению, то можно реализовать примерно 70% от общего количества билетов.

2. Усовершенствование e-mail-рассылки

 

E-mail-рассылка — это один из основных инструментов продвижения, к тому же бесплатный. Сегодня существуют возможности повысить ее эффективность, учитывая некоторые особенности. К примеру, если вы просто отправите информацию о событии даже по проверенным спискам контактов и базе партнеров, то вы рискуете увидеть на нем совсем не ту аудиторию, какую хотели бы. Особенно это касается бесплатных мероприятий — по приглашению, которое достаточно просто распечатать на принтере, может прийти любой. Но если в вашей рассылке будет ссылка, по которой надо пройти и, прежде чем получить приглашение, заполнить анкету, то можете быть уверены, что придут именно те, кому адресовано мероприятие, а также вы с большей точностью спрогнозируете число участников.

3. Партнерская сеть


Многие организаторы предпочитают полностью перекладывать продажи на партнерские сети. Чем это рискованно? К примеру, вы разместили рекламное объявление о мероприятии на профильном сайте, потенциальный потребитель нажимает на виджет «Купить билет» и попадает на сайт онлайн-кассы, где представлено множество других аналогичных событий, которые могут также привлечь внимание пользователя. В отличие от них существующие онлайн-сервисы позволяют организаторам вести продажи через их собственный сайт, совместно с продажами партнеров, причем с учетом их комиссий. Таким образом, с помощью рекламных объявлений и виджетов потребители придут на ваш сайт, и при этом вы сохраните поток, который вам обеспечивают партнеры.


4. Облачные технологии


Облачные технологии могут стать очень удобным и незаменимым инструментом в арсенале event-менеджера. В большинстве случаев их использование снимает необходимость в выделении дополнительного штата сотрудников, которые занимаются звонками-напоминаниями, заполнением счетов вручную, отправкой электронных писем, проверкой банковских выписок, копированием регистрационной информации в таблицы и так далее. Вместо того чтобы тратить время и финансы на создание собственной системы автоматизации процессов по ведению мероприятия, можно использовать готовое профессиональное облачное решение, добавив форму регистрации и оплаты билета на свой сайт.

Помимо прочего, облачные сервисы, как правило, дают новые возможности для разработки фирменного стиля и продвижения. А после завершения мероприятия у организатора остаются не разрозненные данные, которые дополнительно кто-то должен сводить, а готовая электронная таблица, для дальнейшего анализа каналов продаж, посещения мероприятия.


5. Мобильные решения


Более половины москвичей и более 40% россиян сегодня имеют доступ к мобильному интернету, обороты продаж мобильных устройств уверенно растут. Цифровой формат билетов на экранах смартфонов и планшетов — решение будущего. Преимуществ у него много: электронные билеты нельзя подделать или продублировать (уникальность обеспечивается QR- и штрих-кодами), потерять или забыть дома (все данные о билете хранятся в «облаке», доступ к которому осуществляется с любого устройства), и, что не менее важно — для их покупки вашим клиентам не надо стоять в очередях к кассе.

Уже во время проведения мероприятия благодаря смартфону можно считывать коды билетов посетителей, даже если у вас нет ПК и интернета. Поэтому используйте мобильные решения, особенно, если ваше мероприятие рассчитано на молодую продвинутую аудиторию.


6. Социальные сети


Для любого организатора важно работать на онлайн-ресурсах, пользователи которых являются потенциальными посетителями мероприятия. Это могут быть сайты музыкальных исполнителей, писателей и других медийных персон, их сообщества в социальных сетях. Если речь идет о деловой event-индустрии, то в качестве онлайн-площадок подойдут сайты бизнес-школ, корпоративные блоги, профессиональные форумы и так далее. При этом важно, чтобы интерес трансформировался в покупку. Сделать это очень просто — можно разместить на этих площадках, помимо анонса события, кнопку «купить» или «зарегистрироваться», при нажатии на которые клиент автоматически перейдет на облачный сервер, где и совершит покупку.


7. Максимум способов оплаты


Все мы знаем об основных способах оплаты, но мало кто представляет, что их может быть более 90 — от международных и локальных платежных систем до автоматического выставления счета. Многие компании предпочитают оплачивать билеты через интернет, по нашей статистике, 14% посетителей семинаров и мастер-классов в секторе B2B оплачивали участие с помощью банковской карты, и еще 2% — с помощью терминалов. Эти цифры по всем прогнозам будут расти. Однако даже если какой-то из способов пользуется наименьшей популярностью — это не повод от него отказываться. На поддержание редких способов оплаты не требуется дополнительных затрат, а суммарно они также приносят некоторый доход. Любые сложности и заминки с платежами раздражают пользователей, а возможность быстро оплатить билет стимулирует импульсивные покупки.

Используйте комплексные решения задач — чем больше усилий вы тратите на продажи, тем меньше у вас остается сил на проведение мероприятия. Направляйте внимание на те области, где они действительно необходимы.


Статья для Event.ru

вторник, 24 июня 2014 г.

Особенности продажи билетов в сети, как сделать это правильно?

Александр Кулебякин, директор TicketForEvent Russia

Директор TicketForEvent Russia Александр Кулебякин о том, как организовать продажу билетов онлайн, чтобы не спрашивать потом: «Кто все эти люди?» или «А где они вообще?»

 

Наконец, все больше организаторов стали осознавать, что развивать продажу билетов онлайн нужно. Нет риска, что билеты закончатся в кассе, возни с бухгалтерией и прочим. Но при организации онлайн-продаж многие наступают на одни и те же грабли. Итак, расскажу о четырех, может быть, не самых типичных ошибках, но все-таки недопущениях, которые совершаются чаще, чем хотелось бы:

1 Неосведомленность

 

Многие считают, что продажи, происходящие через интернет-сервисы — это просто дополнительный сбыт и не используют их возможности в полную силу. А ведь именно они существенно совершенствуют проведение мероприятия за счет дополнительных опций.



К примеру, в пакет услуг онлайн-сервисов, как правило, входят дополнительные сервисы, такие как check-in — процесс регистрации посетителей на самом мероприятии. Которые особенно актуальны для масштабных мероприятий. В режиме реального времени у организатора всегда есть информация о том, сколько участников из общего числа купивших билеты, уже вошли, а сколько еще предстоит пропустить.

Возьмем IDCEE, крупнейшую IT-конференцию Центральной и Восточной Европы, которая проходит в Киеве. Площадка — НСК «Олимпийский», где обычно идут спортивные соревнования, недавно выступали Aerosmith. С концертами и спортивными баталиями все понятно — разом запустил и выпустил. Здесь же международное деловое мероприятие, у которого 2500 посетителей, участники со всего мира, билеты разной категории («участник», «инвестор», «стартап»). Поток идет в течение двух дней, причем с разной интенсивностью (на открытие, естественно все ломятся, на второй день, наоборот, народу мало). Один и тот же посетитель в течение дня может уходить и возвращаться. Это, кстати, отдельная проблема, которую позволяет решить онлайн check-in и использование QR-кодов, — по одному и тому же приглашению несколько человек уже не пройдут (уточню, что говорю «онлайн» условно, потому что в офлайне он тоже работает, если настроить локальную сеть). В 2013 году на IDCEE, благодаря онлайн check-in, мы синхронизировали данные всех точек входа и почти избежали очередей, постоянно используя 4 точки входа/выхода, и периодически подключая две запасные. Постоянные посетители сразу заметили разницу с прошлыми годами.


2 Вера в постоянство интернета



Продажи через онлайн-сервисы хороши тем, что позволяют осуществлять электронную регистрацию посетителей.Но и здесь бывают проблемы, интернет может отключиться в самый ответственный момент. По закону подлости, даже не во время покупки, ведь так пользователь ещё может вернуться и завершить процесс, а во время проведения мероприятия, когда надо регистрировать посетителей.

Проблемы бывают не только с сетью, на нашей практике был случай, когда на закрытом мероприятии косметической компании Amway пропал свет. Мы, тем не менее, запустили программу регистрации в офлайне на ноутбуках. Поэтому предусматривайте возможные форс-мажоры и заранее настраивайте локальную сеть. Продумывайте, чем вы будете считывать коды, — сегодня это можно сделать и с помощью смартфона.

3 Приглашение посетителей



Это особенно касается бесплатных мероприятий, когда приглашение можно просто распечатать по ссылке, присланной по email или с сайта.

Бесплатный способ распространения — это конечно, хорошо, но если вы при этом не требуете от потенциальных посетителей никакой обратной связи, то, во-первых, выше риск, что вы неправильно спрогнозируете количество посетителей, а во-вторых, будете плохо представлять свою аудиторию вплоть до момента, когда к вам придут вовсе не те, на кого вы рассчитывали.

Создайте анкету, ведь современные онлайн-инструменты облегчают ситуацию, предоставляя готовые формы опросников. Если от человека требуются более сложные действия чем распечатка, то выше вероятность, что к вам придут именно те люди, которые нужны. К примеру, международная выставка для гостиничного и ресторанного бизнеса SirhaMoscow — отличное место, куда любой человек может пройти бесплатно, вот только организовывается она все-таки конкретно для представителей отрасли. Поэтому была организована онлайн-регистрация посетителей. Теперь чтобы получить бейдж, надо сперва внести анкетные данные.

4 Мобильный сheck-in



Мобильный сheck-in — это очень хорошая вещь, я лично уверен, что будущее именно за цифровым форматом билетов. Более половины москвичей и более 40% россиян сегодня имеют доступ к мобильному интернету, а обороты продаж мобильных устройств уверенно растут. Преимуществ мобильных решения много: билеты нельзя подделать или продублировать, потерять или забыть дома (все данные о билете хранятся в «облаке», доступ к которому есть с любого устройства). Мобильный check-in позволяет просто и быстро осуществить контроль посетителей, путем сканирования электронных билетов с экранов смартфонов и планшетов.

Тем не менее, надо учитывать, что значительная часть населения пока к этому не готова. Мы использовали мобильный check-in на AURORA FASHION WEEK Russia, так как основная часть аудитории — это молодые дизайнеры, стилисты, блогеры, которые хорошо знакомы с современными технологиями. Поэтому использование такого решения на мероприятии было просто необходимым.

Ну, и главное помнить, что ключевой ошибкой становится игнорирование современных технологий, которые совершенствуют и автоматизируют бизнес-процессы. Даже если вы, на первых порах, совершаете ошибку в их использовании, это не так страшно, все можно исправить. А вот накапливать техническое отставание — это уже серьезный просчет. Держите руку на пульсе и ловите обратную связь — она укажет вам на ошибки, о которых вы и не задумывались.

Статья для CMS magazine

четверг, 19 июня 2014 г.

TicketForEvent упростил процесс активации мероприятий

Сервис TicketForEvent представил новую возможность для своих пользователей в самостоятельной активации мероприятий. Теперь этот процесс происходит без заключения отдельного договора.

Нововведение существенно упростило старт продаж билетов для организаторов: они экономят время и ресурсы, которые требовались на общение с менеджером и подписание договора. Благодаря этому TicketForEvent получил новое конкурентное преимущество перед остальными онлайн-сервисами, представленными на российском рынке.

Еще совсем недавно организатор, имеющий договор с TicketForEvent, подавал заявку на активацию созданного мероприятия. Далее оно отправлялось на модерацию, затем менеджер сервиса связывался с клиентом. Сейчас новая возможность позволяет запускать продажи автоматически, без заключения дополнительного договора.

Данная услуга также доступна для организаторов бесплатных мероприятий. Для создания события необходимо внести данные в личном кабинете на сервисе и оплатить наиболее подходящий пакет билетов. Выбор его номинала зависит от необходимого количества билетов от $49 до $2499. Оплатить пакет можно через Интеркассу, WireCard или банковский перевод.

Кроме того, заключив один договор и оплатив определенный пакет услуг, организатор может проводить через сервис несколько мероприятий. Баланс оплаченного пакета автоматически распределится между ними.

Дополнительным бонусом сервиса стало предоставление организаторам, использовавшим данную услугу впервые, 50 бесплатных билетов.

Совершенствуя сложившиеся схемы работы, TicketForEvent повышает общий уровень качества услуг, что является целью компании. CEO TicketForEvent, Станислав Биров: «В стратегию развития на 2014 год, компания заложила большое количество качественных изменений. Но, все они, в первую очередь призваны сделать TicketForEvent максимально ориентированным на потребности наших клиентов, учитывающие все особенности сегмента проведения мероприятий. В начале года мы изменили наше ценовое предложение, сделав его максимально прозрачным и понятным, добившись лучшей цены на рынке, в апреле мы заключили стратегическое соглашение с платформой по продвижению бизнес мероприятий ExpoPromoter. И сейчас мы вводим функциональность, которая значительно упрощает работу с нашим сервисом и главное позволяет организаторам начать продажи после нажатия единственной кнопки. Тем самым, изменения покрыли три самых важных вопроса для организаторов: цена, простота в использовании и возможность продвижения. Однако, это лишь часть изменений, которые были запланированный на 2014 год, и уже очень скоро TicketForEvent удивит рынок новыми открытиями и решениями».

вторник, 17 июня 2014 г.

4 возможности, которые позволят продавать билеты прямо сейчас

Сервис TicketForEvent предлагает организаторам мероприятий новые возможности, которые значительно сэкономят время и позволят начать продажи прямо сейчас:

  1. Старт продаж не дожидаясь подписания бумажного договора
  2. Автоматическая активация мероприятия по условиям существующего договора
  3. Пакетная предоплата за распространяемые бесплатные билеты (от 0.25$ за билет)
  4. Возможность получения средств на Ваши реквизиты

Как работать с новыми функциями в личном кабинете

Чтобы сделать процесс старта продаж еще быстрее, предлагаем вам ознакомиться с новыми функциями более детально.

Для самостоятельной активации мероприятия вам необходимо создать «Организацию» и «Договор», с которыми вы можете работать в дальнейшем.

Вся информация о проданных билетах, мероприятиях, организациях и договорах находится в верхних блоках меню.


Чтобы создать новое мероприятие войдите в раздел «Мои мероприятия» нажмите «Создать событие» и внесите информацию по мероприятию.

Давайте более детально рассмотрим раздел «Финансовая информация».

Выберите из выплывающего меню «Новый договор».


Присвойте договору название, это значительно упростит дальнейшую работу с договорами.

В поле «Организация» внесите название организации, выбрав «Создать новую организацию».

Если у вас будет несколько организаций, они будут отображаться в всплывающем меню.


Присвойте название организации, выберите страну, а также тип организации.


В зависимости от типа организации вам будет предложено внести дополнительную информацию, например для Юридического лица – Статус плательщика НДС и процент НДС.


Выберите тип посещения платное или бесплатное.

Давайте рассмотрим пример для платных мероприятий.

Определите получателя платежей – деньги могут поступать на TicketForEvent или на ваш счет.

Выберите валюту, в которой вы хотите получать выручку от проданных билетов, а также способы оплаты, которые вы будете предлагать своим посетителям.


Внесите информацию о билетах и нажмите «Создать». После чего вы сможете ознакомиться с договором публичной оферты.

Рекомендуем внимательно ознакомиться с текстом договора публичной оферты.

Чтобы начать продажи билетов как можно быстрее, поставьте галочку «Да, я хочу начать продажи максимально быстро». Продажи будут осуществляться через платежную систему Wirecard (только платежные карты).


После создания нового мероприятия система направит вас в раздел «Мои мероприятия», где вы можете более детально настроить событие, используя различные инструменты.

Информация о договоре доступна в разделе «Настройки оплаты», «Договор».


Договора


Управление договорами доступно в верхнем блоке меню «Мои договора», где отображаются созданные договора, можно создать новый или управлять уже имеющимся, нажав на карандаш.

Изменение договора доступно до его активации.


Параметры договора в режиме редактирования.


Договор считается активным в том случае, если вы принимаете условия оферты.

Рекомендуем внимательно ознакомиться с текстом договора публичной оферты.

Если у вас возникнут вопросы, пожалуйста, свяжитесь с вашим менеджером.



Организации


Информация о созданных организациях доступна в верхнем блоке меню, раздел «Мои организации». Здесь вы можете увидеть все организации, создавать новые и редактировать информацию о них, нажав на карандаш.


Изменять параметры организации можно до активации договора.


Пакетная предоплата за распространяемые бесплатные билеты

Теперь вы можете осуществлять продажи билетов на бесплатные мероприятия используя доступные пакеты билетов.

Ниже мы детальнее рассмотрим создание бесплатного мероприятия с балансом билетов.

Зайдите в раздел «Мои договора» в верхнем блоке меню, нажмите «Создать договор», внесите название договора, выберите организацию, отметьте тип посещения – бесплатное и нажмите «Создать договор».

Ознакомьтесь, пожалуйста, с договором публичной оферты, нажмите «Принимаю». Для старта продаж на вашем депозите будет 50 билетов в подарок.



Пополнение баланса билетов


В зависимости от планируемого количества посетителей выберите подходящий пакет билетов и пополните баланс.

Пополнить баланс билетов вы можете в разделе «Мои договора», выберите договор для бесплатного мероприятия, нажмите на иконку кошелька.


Выберите пакет билетов и способ оплаты для пополнения баланса.

При остатке на балансе 10 билетов на вашу электронную почту будет отправлено уведомление с ссылкой на пополнение баланса.

Как только баланс билетов достигнет нуля, продажи будут приостановлены до момента пополнения баланса.

Доступные пакеты пополнения баланса билетов:

50 билетов - $49.00 (1 695.96 руб.)
100 билетов - $99.00 (3 426,54 руб.)
200 билетов - $199.00 (6 887,69 руб.)
300 билетов - $299.00 (10 348,84 руб.)
500 билетов - $399.00 (13 809,99 руб.)
700 билетов - $499.00 (17 271,14 руб.)
1 000 билетов - $699.00 (24 193,44 руб.)
1 500 билетов - $999.00 (34 576,89 руб.)
2 500 билетов - $1 499.00 (51 882,64 руб.)
5 000 билетов - $1 999.00 (69 188,40 руб.)
10 000 билетов - $2 499.00 (86 494,15 руб.)

Баланс и пополнение билетов отображается в меню договоров и настройках мероприятия.


Если у вас возникнут сложности или вопросы, пожалуйста, свяжитесь с вашим менеджером.

Мы с радостью вам поможем.

С уважением,
команда TicketForEvent


Россия
ул. Летниковская, 16
115114, Москва, Россия
Тел./Факс: +7 (499) 272-47-22

Украина
ул. Боженко, 86і, 2-й этаж
04070 Киев, Украина
Тел./Факс: +38 (044) 200-03-92

e-mail: info@ticketforevent.com
skype: ticket.support

понедельник, 16 июня 2014 г.

Организация конференции. Как все предусмотреть и не допустить ошибок


Геннадий Нетяга, 
СЕО ExpoPromo Group Ltd. и основатель проекта TicketForEvent

Зачем компании проводить деловую конференцию, из чего складывается успех события и как обойти подводные камни при его организации, рассказывает Геннадий Нетяга, СЕО ExpoPromo Group Ltd. и основатель проекта TicketForEvent, интернет-сервиса для автоматизации продажи билетов на мероприятия. 

 

Зачем нужны конференции?

 

Деловая конференция – это хороший способ решить сразу несколько важных задач, стоящих перед компанией. Во-первых, с помощью успешной конференции можно повысить свою узнаваемость и создать себе репутацию эксперта отрасли. Во-вторых, это возможность привлечь новых клиентов и партнеров. В-третьих, конференция позволит повысить лояльность существующих клиентов и добиться увеличения интереса к вашими услугами потенциальных потребителей. Преимущества очевидны, но достигнуть их можно только при условии успешного проведения мероприятия.


Слагаемые успеха


Самая первая и важная задача - правильно определиться с тематикой делового события. Самый удачный вариант – связать конференцию с актуальной проблемой, которая волнует аудиторию компании. Это может быть изменение в законодательстве или в каком-либо сегменте рынка. Чтобы убедиться в привлекательности темы, опросите потенциальных участников конференции и экспертов отрасли. Получив их одобрение, можно смело браться за дело.

Внимательно стоит отнестись к выбору времени проведения конференции. Нужно учитывать такие факторы, как сезон (лучше не проводить конференцию летом, до или после крупных праздников), день недели (избегайте проводить мероприятия в пятницу, когда все стремятся поскорее закончить работу), наличие в ближайшие дни крупных мероприятий со схожей тематикой.

Конференция обладает двумя существенными особенностями, важными для ее участников. Первая - это информация: аналитические отчеты о состоянии отрасли, прогнозы, полезный практический опыт других компаний. Вторая – возможность завязать контакты с потенциальными клиентами, партнерами и влиятельными людьми. Понимание этих факторов необходимо организаторам при составлении программы и приглашении спикеров. Постарайтесь привлечь не только экспертов известных компаний, но и представителей авторитетных структур, исследовательских агентств и т.д.

Важно создать хорошие условия для общения участников и возникновения деловых контактов. Необходимо отвести достаточно времени на дискуссии и обсуждения докладов. Для обеспечения неформального общения служат кофе-брейки и фуршеты. Часто во время подобных деловых мероприятий заключаются сделки, поэтому будет нелишним приготовить несколько переговорных комнат.

Продвижение 


После того, как вы определились с темой, датой, составом спикеров и программой, нужно провести грамотное продвижение события среди целевой аудитории. Продвижение необходимо начинать не меньше, чем за полгода до события и не раньше, чем за год.

О грядущем событии лучше рассказывать в отраслевых изданиях, которые читает ваша аудитория. Хорошим инструментом в освещении информации о мероприятии также является интернет. Продвижение в сети сочетайте с организацией продажи билетов и регистрацией участников на конференцию. С помощью специальных интернет-сервисов подобных TicketForEvent организатор может предоставлять участникам возможность зарегистрироваться и приобрести электронный билет на своем сайте или в официальной группе в социальных сетях. Услуги подобных ресурсов сэкономят время и средства – пропадет необходимость выделять отдельного сотрудника или группу человек для регистрации посетителей, выставления счетов, обработку информации по платежным операциям.

Есть несколько каналов продвижения конференции в сети:
1. Тематические онлайн-СМИ. Информацию о предстоящей конференции, электронную форму оплаты участия или online регистрацию необходимо разместить на сайтах, которые посещает ваша целевая аудитория – это могут быть бизнес-издания, популярные тематические блоги, каталоги. С ними можно сотрудничать в следующих форматах: бесплатно, по бартеру, на условиях рекламы и в рамках партнерской программы. В последнем случае сайты будут получать комиссию с ваших продаж.
2. Социальные сети. В последнее время особое внимание уделяется общению с участниками мероприятия с помощью социальных сетей ВКонтакте (аудитория более 40 млн пользователей) и Facebook (свыше 8 млн), именно они являются наилучшей площадкой для информирования и стимуляции покупок билетов Мероприятие можно продвигать в группах по интересам и на своей официальной странице. Потенциальные посетители события будут делиться последними новостями о конференции со своими друзьями и расширять вашу аудиторию потребителей. Договоритесь о размещении новостных постов в популярных группах с информацией о мероприятии и ссылкой на страницу, где можно оплатить участие в конференции или зарегистрироваться. Используйте соц.сети для продажи билетов прямо со страницы мероприятия. Такие встраиваемые облачные решения, как TicketForEvent предполагают полную автоматизацию продажи билетов, легко интегрируется в любую онлайн-площадку и могут быть за 5 минут размещены на страничке в соц.сети - в виде кнопки "Купить билет".

Рассказывая о конференции в печатных СМИ и в интернете, сообщайте о важных новостях, связанных с событием, об основных этапах его подготовки. Информационным поводом может стать участие известных экспертов отрасли, окончательная подготовка программы, проведение особых событий в рамках конференции – мастер-класс «звезды», вручение премий, конкурсы и т.д.

Организация


В зависимости от вида, целей и планируемого количества участников организация конференции занимает от полугода до года. Чем крупнее мероприятие, тем раньше следует приступать к его подготовке. Опираясь на личный опыт, могу сказать, что в команде организаторов конференции должно быть, как минимум, четыре человека. В их задачи входит контроль и менеджмент всего проекта, включая выбор площадки, координацию подрядчиков, занятых обеспечением питания и установкой оборудования, связь со спикерами, продвижение мероприятия, регистрацию участников, работу со СМИ и проч. Между членами оргкомитета нужно четко разделить обязанности, каждый должен быть ответственен за конкретное направление.

3 типичные ошибки организаторов


Практически ни одно мероприятие в мире не проходит без каких-либо накладок. Первое место в ряду часто встречающихся ошибок занимает неправильный выбор темы, который может привести к провалу всего события из-за отсутствия на нем участников. Чаще всего такое случается, когда организаторы не изучили рынок и потребности его аудитории. Например, не имеет смысла проводить в городе N конференцию на тему «Event-менеджмент», если в нем нет ни одного event-агентства. На такое мероприятие никто не придет.

На втором месте - недостаточно тщательный подход к организации конференции. В этом случае возможны технические неполадки, способные испортить впечатление даже от блестящих выступлений: очереди на входе при регистрации, проблемы с выводом на экран презентаций, накладки с кофе-брейками. Чтобы избежать таких сложностей, рекомендуется за одну-две недели провести репетицию, попросив спикеров заранее прислать свои презентации, позаботиться о полноценном рабочем месте для регистрации посетителей (check-in).

На третьем месте находится непродуманное содержание конференции, которое грозит разочарованием аудитории. Необходимо заранее убедиться, что доклады спикеров содержат информацию, которая заинтересует большую часть слушателей. Тщательно поработайте над выступлениями сотрудниками вашей компании: организуйте для выступающих курс риторики, продумайте нестандартную подачу информации и подготовьте необычные презентации.

Организация конференции – это огромная ответственность. С каждым мероприятием формируется имидж организатора, растет его опыт и доверие клиентов. Учесть все нюансы при организации мероприятия невозможно, но важно помнить о тех ошибках, которые совершают другие и стараться их избегать.

Досье спикера


Геннадий Нетяга, СЕО ExpoPromo Group Ltd. – компании-основателя и разработчика онлайн-сервисов для индустрии мероприятий (ExpoPromoter, TicketForEvent, HotelsForEvent). Занимается стратегическим развитием компании, финансовыми вопросами и внешними связями. Геннадий обладает 15-летним опытом работы в секторе выставок и конференций и 10-летним опытом в интернет-бизнесе. В качестве CEО группы компаний Biscont, в 2000–2006 годах создал серию успешных выставочных мероприятий, включая известное шоу Décor&Gifts, а также ряд локальных профильных интернет-проектов, в числе которых ExpoTop.ru и ExpoUA.com. В 2010 году команда Геннадия Нетяги привлекла первые инвестиции в размере $1 млн и приобрела репутацию стремительно развивающегося стартапа. В 2012 году команде удалось привлечь $3 млн для развития сервиса TicketForEvent, который дает возможность организатору мероприятия на своем веб-сайте эффективно автоматизировать регистрацию и анкетирование посетителей, принимать оплату от своих клиентов и обеспечить их электронными билетами/бейджами.

Справка о компании


TicketForEvent - онлайн-сервис, который оказывает организаторам выставок, конференций, семинаров и других мероприятий услуги автоматизации процесса продажи билетов и дальнейшей работы с аудиторией. С помощью TicketForEvent они могут добавить на свой сайт модули анкетирования, регистрации участников, оформления бейджей и продажи электронных билетов сразу по нескольким платежным каналам, а также получить доступ к анализу статистики в своем личном кабинете. Проект был запущен в 2011 году, в настоящее время успешно работает на территории России, Украины и Турции. Центральный офис TicketForEvent находится в Лондоне.

На запуск TicketForEvent было инвестировано $3 млн фондом Abele Ventures. Выручка за 2013 год составила $4,7 млн. Рост за последние 12 месяцев – более 100%. Количество проданных билетов через сервис – 475 тыс. На начало 2014 года сервисом воспользовалось более 7 тыс. организаторов. Сервис занял 6-е место в списке 50 лучших стартапов, по версии издания “Секрет Фирмы”, ИД Коммерсант.


Статья для Business Excellence