среда, 18 декабря 2013 г.

Как избежать ошибок в организации мероприятий


Российская event-индустрия вынуждена постоянно сталкиваться с рисками возникновения своего рода «точек возврата» - когда крупный проект, отнявший у организаторов много сил и средств, приходится сворачивать. В каких ситуациях риски наиболее вероятны? Что делать event-менеджеру в таких случаях? Ответы знает Александр Кулебякин, директор TicketForEvent Russia.


По нашим оценкам, за последние полгода было отменено порядка 40 крупных мероприятий. Ситуации, отражающие факт срыва мероприятия, укладываются в несколько типовых сценариев.

Коррупция «на кассах»: слишком много билетов досталось спекулянтам. Они установили заоблачные, не устраивающие большинство посетителей цены. В итоге за несколько дней до окончания продаж было решено отменить мероприятие из-за низкой рентабельности.

Снизить количество билетов ушедших к спекулянтам можно было, отказавшись от морально устаревших бумажных билетов в пользу электронных или по крайне мере использовать оба канала распространения. Тогда доступ к билетам будет у всех зрителей одинаковый, да и в CRM-системе, управляющей продажами, количество билетов, попадающих в одни руки, можно ограничить. Еще один способ борьбы со спекуляциями – организация продажи при условии обязательной регистрации перед покупкой (которую также можно подтверждать или отклонять).

Неэффективная дистрибуция: билеты не дошли до целевых покупателей или не были им распроданы. В этом случае мероприятие также приходится отменять или переносить.
Избежать такого положения дел можно, используя сразу несколько каналов распространения билетов. К примеру, сайт компании, организатора мероприятия, партнеров и, если это применимо, классические офлайновые продажи. Как показывает практика, привлечение партнеров весьма эффективно, особенно если речь идет о платежеспособном трафике. С их помощью также можно давать рекламу.

Полезно будет разработать систему скидок и промо-кодов, стимулирующих продажи. Если участников мероприятия немного, билеты в данном случае можно сделать именными  либо ориентироваться на целевые группы (например, студентов).

Динамику продаж нужно отслеживать: как по абсолютным цифрам, так и по отдельным сегментам посетителей. Хороший инструмент – онлайн-анкетирование на сайте организаторов мероприятия. В рамках него можно спрашивать, устраивают ли цены, удобны ли каналы получения билетов и способы оплаты. К последнему пункту надо отнестись внимательно: бывает, что посетитель отказывается от билета в последний момент, когда ему неудобно платить предложенными инструментами. Выбираем систему дистрибуции билетов, позволяющую платить разными методами.

Ситуация, типичная для мегаполиса – артист опаздывает на мероприятие, попав в пробку или задержавшись в аэропорту. Начало концерта совпало с транспортным «часом пик», к концертному залу не проехать. Самый неприятный сценарий, приходится если не откладывать, то серьезно задерживать мероприятие.

Организаторы могут этого избежать сложностей, если вовремя проинформируют посетителей о задержке концерта, таким образом, снимается негатив и снижается вероятность отмены концерта, возврата билетов.

Держать связь с посетителями можно через онлайн (социальные сети, e-mail), SMS-сообщения, или же, если возможно, телефонные звонки – чтобы точно быть услышанными. Естественно, при офлайновых продажах взять какие-либо контакты покупателя сложно. Хотя бы потому, что такой метод попросту удивит человека. В интернете же все иначе: контактные сведения открыты и делятся ими гораздо охотнее.
Другими, не зависящими от организаторов факторами, могут быть: болезнь ключевых участников мероприятия, природные катаклизмы, техногенные происшествия или внезапный запрет на проведение со стороны муниципалитета, что тоже не редкость.

Здесь речь пойдет, скорее, не о мерах предупреждения таких ситуаций, а о корректных способах реагирования на них. Прежде всего, информацию об отмене мероприятия нужно передать посетителю как можно быстрее. Говоря о скорости выполнения этой задачи, онлайн-каналы вне конкуренции. Следующая задача – принести извинения перед посетителями. Самый лучший способ – сделать это как можно более персонально. По бумажному квитку на человека, как мы уже поняли, не выйти, в данном случае на помощь придут контакты, полученные в ходе электронного анкетирования.

Самая главная проблема – это возврат денег за билеты посетителям. Возврат бумажных билетов и электронных – две разные планеты. В первом случае организатор понесет расходы, сопоставимые с теми, что были при дистрибуции. От посетителя потребуется билет. Потеряется – никто ничего не вернет. С электронным форматом все гораздо проще – потеряться ничего не может (т.к. билет сохраняется в базе данных), а издержки по возврату ниже, чем в сценарии с их бумажными вариантами. 

Статья для finam.info

Комментариев нет:

Отправить комментарий