Чек-лист организатора: Как правильно выбрать локацию для мероприятия?

При планировании мероприятия одна из самых важных задач – выбор и проверка места его проведения. Чтобы избежать каких-либо неожиданностей и непредвиденных трат, главное – не забыть задать правильные вопросы. Вот - чек-лист.

1. Какая легальная вместимость?
Если это не частный дом или временная конструкция, то вам обязательно необходимо знать такую информацию, так как от этого зависит максимальное количество гостей, которые могут присутствовать на мероприятии.

2. Какие разрешения необходимы?

Будь то разрешение на уличные мероприятия ( такие как перекрытие улиц или создание полосы для высадки), временная конструкция или конструкция павильона, вы должны знать, что требуется для проведения вашего мероприятия. 

3. Есть ли эксклюзивные или привилегированные поставщики услуг?
Помните, что если таковые есть, то лучше воспользоваться именно их услугами и прислушаться к их советам. Не всегда есть смысл экономить и нанимать кого-то со стороны. Кейтеринг, свет, звук, дизайнеры – регулярно работая в конкретном помещении, они точно знают, что будет лучше, как сработает и какие могут быть недостатки. Доверьтесь им.

4. Какое доступно оборудование?
Представьте себе, если, например, на месте был и свет, и звук, а вы не знали и привезли свое оборудование. Как минимум, обидно, а как максимум – солидная статья бюджета.

5. Если складские/подсобные помещения?
Спросите лучше об этом вовремя, чтобы потом не пришлось искать, куда спрятать чехлы, коробки и сумки. Посетители уж точно не будут приятно удивлены, увидев подобные склады.

6. Есть ли своя кухня/кейтеринг-сервис?
Не каждая локация может похвастаться таким счастьем, так что узнавайте. Раньше будете знать – сможете больше и крепче спать накануне ивента. Поберегите свои нервы)

7. Сколько есть времени на монтаж и демонтаж? Входит/не входит в цену?

Если забудете спросить об этом, то рискуете понести серьёзные траты – особенно, если на монтаж вам нужны как минимум сутки, а время это не включено стоимость аренды. А что если предыдущее мероприятие демонтируется только за 6 часов до начала вашего? Вам нужно учесть все факторы.

8. Доступен ли Wi-Fi и сколько он стоит?
Безусловно, на сегодняшний день посетители всех ивентов рассчитывают на бесплатный Wi-Fi. При чем, уточните и насколько он мощный, сообщив количество своих гостей. Лучше не портить впечатление об ивенте «упавшим» интернетом.

9. Где парковка? Когда доступна и какова оплата?
вы же не хотите, чтобы ваши посетители половину времени, отведенного на мероприятие, искали паркоместо? Не за тем они ехали, правда же?)

10. Какие возможности брендинга внутри и снаружи?
Не упустите ни одной возможности для себя или своих партнеров – презентуйте по максимуму! Ведь даже прохожий, увидев ваш баннер, вполне может стать посетителем/клиентом/партнером.

11. До которого часа необходимо закончить мероприятие?

Вряд ли ваши посетители будут рады в один прекрасный момент оказаться в темноте, потому что персонал локации отключили свет – у них ведь все по расписанию, так что не забудьте его уточнить)

Друзья, а какие еще вопросы вы обычно задаете при выборе места проведения? Поделитесь опытом.

Успешных вам мероприятий!