Как не дать «звезде» обрушить бизнес: пять советов по риск-менеджменту

Почему владельцу концертного агентства нельзя полагаться на собственный вкус

В фильме Бернарда Роуза «Паганини: скрипач дьявола» концертмейстер Джон Уотсон пытается организовать первый концерт маэстро в Лондоне. Заложив ради многообещающего проекта дом со всей обстановкой, он оказывается на грани банкротства, когда Паганини, сославшись на болезнь, внезапно отменяет выступление.

Летом 2013 года концертное агентство Bomond, крупнейшее в Екатеринбурге, оказалось в аналогичной ситуации: из-за болезни Элтона Джона его концерт в городе был сорван. В концертном зале «Уралец», который вмещает около 7000 человек, было продано около половины билетов. Выступление сначала перенесли на декабрь, потом отменили. Агентству пришлось возвращать деньги зрителям (стоимость билетов доходила до 20 000 рублей). В январе 2014 года Bomond приостановил работу. Директор компании Роман Абражеев продолжает переговоры с агентом Элтона Джона, считая его концерт единственным фактором, который вернет его агентство к жизни.

Подобные случаи — не редкость. Только за 2013 год выступления в России отменили основатель группы Dire Straits Марк Нопфлер (организатор — SAV Entertainment и «Русский Шоу-Центр»), американская певица Селена Гомес и бельгийская группа Vaya Con Dios (организатор — «Русская Академия Развлечений») и певец Брайан Ферри («Еврошоу»). В сентябре лидер легендарной немецкой рок-группы U.D.O. Удо Диркшнайдер, прилетев в Иркутск по приглашению Spika Concert Agency, отказался выступать, сославшись на плохое качество площадки и аппаратуры. Более крупные, чем Bomond, агентства сумели удержаться на плаву, но понесли серьезные убытки.

Перед вами — пять простых рекомендаций, которые помогут уберечь концертное агентство от краха даже в условиях форс-мажора.

Риск-менеджмент

Время «дикого рынка», когда приезд любого западного исполнителя гарантировал аншлаг и полную кассу, ушло безвозвратно. В основе современного концертного бизнеса должна лежать не русская рулетка, а планирование и аналитика. Забудьте о собственных музыкальных предпочтениях. Здраво и беспристрастно оцените востребованность жанра и самого исполнителя, например по числу фан-сообществ. Соберите статистику по отмене его концертов, узнайте о состоянии здоровья и вредных привычках. Также стоит брать в расчет наличие крупных концертов, запланированных на те же даты, подсчитать среднюю стоимость билета и покупательную способность потенциальной аудитории. Множество интернет-сервисов может помочь в игровой или официальной форме провести опросы целевой аудитории.

Иногда вовремя проведенный анализ платежеспособности аудитории показывает, что цену на билеты нужно снижать. Например, в марте нынешнего года директор казанского концертного агентства «АртОтдел» Леонид Барышев сознательно занизил минимальную стоимость билетов на концерт британской трип-хоп группы Morcheeba с 2000 до 1500 рублей. В противном случае он рисковал не распродать билеты.

Запасной аэродром

Руководство Bomond собаку съело на организации концертов российских звезд, но недооценило трудности и риски, связанные с работой с мировыми звездами. Необходимо иметь финансовый резерв и несколько стабильных мероприятий, которые покроют непредвиденные расходы в случае отмены концерта. Так, казанский «АртОтдел», привозивший в город Gregorian, Лару Фабиан и Патрисию Каас, большую часть года занимается гастролями менее дорогих, российских звезд, формируя концертный портфель приблизительно за шесть месяцев.

Долгосрочное планирование

Несистемный подход, характерный для российской концертной индустрии, привел к тому, что в период кризиса 2008 года были отменены или перенесены 40% мероприятий. Необходимо иметь финансовый план на полтора года вперед, в котором будут прописаны в том числе расходы на организацию каждого выступления. Это позволит исключить распространенную ситуацию, когда организаторы, собрав первую волну платежей за билеты, еще до начала концерта потратили их на собственные нужды.

Следует помнить, что крупные мероприятия не делаются за один-два месяца, на подготовку нужно от полугода до полутора лет (переговоры с менеджером исполнителя, рекламная кампания и продажа билетов). На протяжении всего этого времени вы должны иметь средства для поддержания и развития своей компании.

Сформируйте альтернативный портфель из «быстрых» мероприятий, которые не принесут большой прибыли, но позволят агентству иметь постоянный стабильный доход и развивать крупные проекты. Не тратьте все средства на организацию одного концерта. Можно воспользоваться услугами билетного оператора и переложить часть рисков на него, тогда вы получите гарантированную предоплату хотя бы за часть билетов.

Другой выход, подходящий крупным агентствам, — долгосрочные контракты с исполнителями. Так, в 2007 году одно из крупнейших мировых концертных агентств Live Nation заключило 10-летний контракт с Мадонной. Впрочем, подобные соглашения пока скорее исключения из правил.

Оптимизация расходов

В отличие от традиционных онлайн-инструментов современные облачные платформы позволяют управлять продажами, выстраивать маркетинговые многоходовки, анализировать и проведенные, и запланированные мероприятия. В США и Великобритании, например, на подобные решения в сфере продажи билетов перешло абсолютное большинство агентств и даже исполнителей. В частности, организаторы концертов Леди Гага пользуются услугами сразу нескольких SaaS-платформ — Ticketmaster, viagogo и Eventbrite. При помощи последней продают билеты и отечественные компании, например STROVA-Media, организатор фестиваля Kubana, который в 2013 году посетило более 200 000 человек.

В 2012 году организаторы фестиваля для автолюбителей Volkswagen Festival, используя только офлайн-продажи, продали 3000 билетов. В 2014 году, проводя Volkswagen & Audi Festival, они решили воспользоваться SaaS-платформой TicketForEvent, запустили систему ранних продаж, что помогло продать 1090 билетов (58% от общего объема онлайн-продаж) и получить существенную часть выручки задолго до мероприятия. Всего мероприятие посетили 6000 человек, причем 30% купили билеты через сайт.

Однако SaaS-решение — удел не только крупного бизнеса. Если вы небольшое агентство, которое проводит крупные мероприятия пару раз в год, облачные решения существенно сэкономят ваши ресурсы. В противном случае вам нужна хорошая бухгалтерская служба, собственная техподдержка для организации онлайн-касс, сервисы продажи билетов через социальные сети и партнерские ресурсы. SaaS-решение позволит не только настроить акции по стимулированию сбыта, но и контролировать продажу билетов.

При обороте компании в $10 000-20 000 в месяц только открытие аккаунта в платежной системе «съест» 3-5% этих средств. Еще вам придется потратиться на создание и поддержку собственной IT-системы регистрации и продажи билетов и многое другое. В мировой практике сложился стандарт комиссии за проданный билет, который составляет $1+3%. В России каждый билетный оператор назначает свою комиссию, которая обычно находятся в интервале от 5 до 15%.

Работайте с аудиторией самостоятельно

Многие организаторы концертов полностью полагаются на дистрибьюторов билетов. Это ошибка. У операторов, как правило, недостаточно мотивации для организации активных продаж. Распространители выстроятся в очередь, только если вы пригласите по-настоящему крутого исполнителя, хотя в этом случае билеты будут раскуплены и без них. При продвижении мероприятия полагайтесь только на себя – рассылайте анонсы, проводите маркетинговые акции. Лояльной аудитории можно повторно продавать билеты на концерты других исполнителей и сводя к минимуму затраты на рекламу, так как удержание клиента требует меньше средств, чем его привлечение. А краудфандинговая платформа Imin.fm, привозившая в Москву группу The Big Pink, а в Петербург – Ramona Falls, гонорар артистам собирала у подписчиков, фанатов группы.

Хороший пример самостоятельной работы с аудиторией – компания BBCG, которая занимается организацией деловых мероприятий. Они не тратят денег на прямую рекламу, а используют в основном прямые продажи и direct-маркетинг, и постоянно актуализируют базу контактов. Благодаря партнерским программам с профильными медиа-ресурсами они обеспечивают трафик и узнаваемость конференций.

Важно как можно скорее начать работу с аудиторией партнеров, используя B2B-билетные платформы и сервисы, создав собственную партнерскую сеть. Аудитория сайта агентства может быть гораздо больше базы билетного оператора, значит и продажи будут выше, чем через дистрибьютора. Не лишним, особенно для небольших региональных агентств будет использование услуг SMM-менеджера. Например, для небольшого петербургского агентства Infinity concert социальные сети стали главным способом привлечения аудитории — их группа «ВКонтакте» превысила 10 000 человек.

Грамотно работая с аудиторией, вы увеличиваете шансы наладить хорошие продажи в том числе, и на «обычные» концерты, а значит снизить свою зависимость от звезд.

Статья для Forbes.ru

Доля электронных билетов на мероприятия выросла с 4,3% в 2012 до 12,4% в 2013

В TicketForEvent оценили основные каналы сбыта билетов на развлекательные, спортивные, деловые мероприятия на территории РФ за период с января 2012 по декабрь 2013 на основе открытых данных билетных операторов, крупных организаторов и собственной статистики.

Согласно оценкам, среднее количество электронных билетов от общего количества проданных выросло до 12,4% в 2013 году, с 4,3% в 2012.

С учетом обозначившегося направления развития и его динамики эксперты TicketForEvent прогнозируют, что через 2-3 года электронные билеты будут занимать 40-45% от общего количества билетов на мероприятия. Кроме того, в связи с ростом популярности покупки билетов онлайн, эволюционирует и процесс регистрации участников на мероприятия — появляются технологии, позволяющие избавиться от бумажных списков, длинных очередей и путаницы на входе. Организатор, при помощи мобильного приложения, может ускорить процесс прохода участников, контролировать и получать в режиме реального времени данные как о вошедших, так и об уже покинувших мероприятие людях, сканируя QR-код с распечатанного билета или непосредственно с экрана телефона.

5 советов тем, кто запускает B2B-стартап

Ваш продукт или услуга предназначается для бизнеса, но с этой аудиторией вы никогда раньше не работали? Геннадий Нетяга, основатель проекта TicketForEvent, интернет-сервиса для организаторов мероприятий, расскажет, к чему нужно готовиться и на что в первую очередь стоит обратить внимание.

Бизнес-аудитория имеет свои особенности. С ней не работают те приемы, которые хороши для обычного потребителя. Если вы никогда не сталкивались с такой клиентурой, то можете не подозревать о многих нюансах ее поведения, предпочтениях и требованиях. Опыт общения TicketForEvent с B2B-заказчиками позволяет нам понимать, чего ждать от этой аудитории, заранее просчитывать риски. На основании этого опыта мы составили список из пяти главных моментов, которые надо учитывать при работе с предпринимателями.

1. Консерватизм и доверие
Даже если ваш сервис действительно хорош, облегчит жизнь заказчику и позволит ему сэкономить, не рассчитывайте на быстрый успех. Прежде чем клиент проявит интерес к чему-то новому, придется долго доказывать, что ваш продукт действительно ему необходим. В первый год после запуска TicketForEvent на Украине, а затем и в России масса организаторов бизнес-мероприятий отказывалась от сотрудничества, несмотря на то, что мы предлагали выгодное решение по автоматизации ручного труда. Показательной была реакция руководителя одной из компаний, к которому мы пришли с презентацией продукта: «У нас три бухгалтера выполняют эти функции, мне что, их уволить?» — сказал он. Однако уже через год он пересмотрел свои взгляды и принял решение работать с нами.

Путь к сердцу B2B-аудитории лежит через доказательство выгоды, которую ваш сервис принесет бизнесу клиента. В этом заключается принципиальная разница между предпринимателями и массовой аудиторией. Если обычный потребитель при выборе сервиса может руководствоваться такими категориями, как престиж, мода и желание идти в ногу со временем, то для сегмента B2B эти мотивации не самый важный аргумент для принятия решений. Постарайтесь предоставить цифры и отчеты, демонстрирующие, что продукт способен сэкономить заказчику время или финансы. Это будет лучшим аргументом для того, кто привык мыслить категориями прибыли.

Еще один ключевой фактор, который необходим для привлечения бизнес-аудитории, — фактор доверия. Если на протяжении нескольких лет репутация проекта остается положительно неизменной, то и обращения потребителей только увеличиваются. Вместе с ними приходят и другие заказчики, со временем — и более крупные. Но над этим надо постоянно работать. Если вашим сервисом не начали пользоваться лидеры рынка, то и не стоит ждать успеха.

2. Технологическое обновление
Старайтесь предвосхищать изменение рынка. Это не значит, что вам надо следовать за толпой, но B2B-стратап как технология просто обязан заранее предугадывать потребности клиентов, понимать рынок.

Всегда изучайте рынок, анализируйте информацию из разных источников: общайтесь с клиентами, конечными потребителями, пользователями (для нас это посетители мероприятий, регистрирующиеся через нашу систему), читайте профильную литературу, изучайте конкурентов, будьте в курсе новых технологий. И важно следить не только за новыми технологиями, связанными со сферой деятельности непосредственно вашего бизнеса, но и в целом за IT-разработками, ведь никто не придумывал QR-коды специально для «чекинов» на мероприятиях. Все стоящие технологии должны быть внедрены у вас раньше, чем у конкурентов. Вам постоянно придется подтверждать заказчикам, что они сделали правильный выбор.

Мы, например, всегда оцениваем потенциальные изменения на рынке и готовимся к ним, даже если на данный момент они не столь явные. Например, в США происходит переформатирование event- и экспорынка, меняются форматы мероприятий, а значит, подобные перемены влекут за собой и изменение технологий, с которыми мы работаем.
Очень важно следить за качеством продукта. Конечно, если ваш сервис единственный из существующих на рынке решает жизненно важную задачу для клиента (увеличивает прибыль в два раза), то вы можете предлагать сырую разработку. Если же на рынке довольно много конкурирующих проектов, то качество вашего продукта должно быть на высоте.

При этом обновления не самоцель. Новые функции должны быть обоснованы и полезны как для клиентов, так и для самого продукта, а бессмысленные изменения только вызовут раздражение клиентов (помним, что B2B-аудитория консервативна!). Сначала стоит обсудить идею с фокус-группой — несколькими клиентами, с которыми у вас установились прочные доверительные отношения. Не стесняйтесь делиться планами по усовершенствованию сервиса с ключевыми заказчиками и интересоваться их мнением на этот счет: это только укрепит их в осознании собственной значимости для вас в качестве клиентов.

3. Правильная оценка рисков
Всегда просчитывайте максимально возможные риски по временным затратам. В идеальном варианте разработка занимает по плану одну неделю, но в реальной жизни с внесением изменений, заменой людей и другими поправками этот период может увеличиться до месяца. Если вы понимаете, что для проекта определенная фаза разработки/внедрения критична по срокам и их ни в коем случае нельзя срывать, заранее продумайте другой вариант развития событий, определите дополнительные ресурсы на случай непредвиденной ситуации.

Если ваш бизнес будет успешным, то в определенный момент возникнет вопрос его расширения и выхода на новые рынки. У нас есть опыт как хорошо спланированного выхода, так и выхода «нахрапом», как в случае с Турцией, которая отличается совершенно другой ментальностью. Оценивая риски, мы пришли к выводу, что наша технология востребована, первая встреча с заказчиком прошла успешно, клиенты были довольны и оставили только восторженные отзывы. Но именно фактор ментальности, которому мы не придали особого значения, впоследствии оказал решающее действие, и наши ожидания по быстрому захвату рынка в должной мере не оправдались. Ведение бизнеса в России и на Украине одно, в Турции — другое, в Китае — совершенно отличное от всего остального. И это всегда нужно учитывать.

Например, на прибыльном турецком рынке не работают традиционные схемы продаж услуг — стандартный прайс на переговорах не рассматривается вообще. Важнее встреч, множества демонстраций, тостов за успех и благополучие — одна рекомендация от общего знакомого или уважаемого человека. Можно считать все это предубеждением, но это так — забудьте про бизнес в сезон религиозных праздников.

4. Приоритеты
Как бы банально это ни звучало, важно расставлять приоритеты. В начале пути многие стартаперы совершают одну и ту же ошибку. Им кажется, что для успеха нужно внедрять все функции, которые есть у их конкурентов, или просто похожих сервисов. Но опасность в том, что, хватаясь за все, вы упускаете главное — качество. А на сегодняшний день для клиентов именно качество услуг становится решающим аргументом. Четко определите свое позиционирование и ни при каких обстоятельствах не отклоняйтесь от намеченного курса. Не нужно делать доработки под каждого клиента — вы получите одного, ради которого затеяли все, но потратите время, а значит, потеряете десять других клиентов, которых устраивал ваш продукт в изначальном виде. Пусть услуга будет узкоспециализированной, но она будет по-настоящему качественной — это и есть отстройка от конкурентов.

Развивая наш первый сервис ExpoPromoter (онлайн-календарь для бизнес-мероприятий), мы также постепенно начали создавать дополнительные функции, которые помогали клиентам регистрировать посетителей и продавать билеты, так как на тот момент альтернативы на рынке не было. Когда мы поняли, что для предоставления услуг в полной мере нам необходимо больше ресурсов, сервисы были разделены. Дополнив регистрацию и продажу билетов возможностью настройки дизайна и контроля каналов продаж, маркетинговыми инструментами, а также функцией контроля входа, мы создали полноценный билетный онлайн-сервис TicketForEvent. И сейчас оба проекта успешно работают по отдельности. Следовательно, сначала стоит фокусироваться на главном, не распыляться, а если и есть такое желание, то лучше диверсифицировать линейку продуктов/сервисов позже, когда они наберут целевую аудиторию.

5. Думайте как клиент
На B2B-рынке очень важно всегда ставить себя на место клиентов, тогда появляется большая вероятность, что в дальнейшем они станут и вашими партнерами. Неотъемлемой частью в развитии является знание особенностей бизнеса, для которого создан ваш проект, профессиональной терминологии того или иного рынка. Тогда вы начинаете понимать тенденции и интересы аудитории потребителей этой сферы.

Понять потребности клиента хорошо помогает моделирование процессов. В нашем случае мы никогда не заканчиваем свои отношения с клиентом продажей сервиса, а совместно реализуем его мероприятия, каждый свою часть.

Мы часто общаемся с партнерами в разных странах и отраслях. Как правило, после встреч мы решаем добавить какие-либо функциональные возможности. Стоит различать удовлетворение всех прихотей заказчиков, которые идут в разрез с вашим бизнесом, и симбиоз, когда сотрудничество выгодно обеим сторонам. Чтобы сделать правильный выбор, нужно руководствоваться не просто желанием угодить, а пониманием важности подобных изменений в общем развитии бизнеса.

Статья для cossa.ru

74% компаний оплачивают участие сотрудников в конференциях через интернет

По данным  международного онлайн сервиса TicketForEvent, оказывающего организаторам мероприятий услуги автоматизации процесса продажи электронных билетов, сбора регистраций и дальнейшей работы с аудиторией, корпоративный сегмент вслед за частными пользователями предпочел платежи в интернете традиционным банковским переводам. 74% бизнесов оплачивают участие своих сотрудников в мероприятиях в интернете. 

 

За последний год 74% участников деловых конференций, семинаров и тренингов платили за них через интернет: более половины (56%) использовали для оплаты банковские карты Visa и MasterCard, 14% - электронные деньги, а 4% - интернет-банкинг. Остальные выбрали офф-лайновые способы платежей, в частности, банковские переводы и терминалы. 

Статистика, полученная сервисом TicketForEvent в 2012 году, показывает, что популярность банковских карт пока остается на прежнем уровне. Доля банковских переводов, которыми компании традиционно оплачивали участие в мероприятиях бизнес-направленности, упала: год назад 24% пользователей прибегали к этому платежному способу, а в 2013 году - 17%. Доля электронных денег (Яндекс.Деньги, WebMoney, QIWI) за год заметно увеличилась. В 2012 году ими расплачивалось 9% участников мероприятий, а в 2013 - 14%. Этот вид оплаты чаще всего использовался участниками конференций, связанных с IT и электронной коммерцией. 

«Большинство организаторов бизнес-событий до недавнего времени проявляли консерватизм и предпочитали традиционные банковские платежи, - комментирует операционный директор TicketForEvent Анастасия Косачева. – Однако все больше людей предпочитают платить через интернет, это быстро, просто и удобно. Как показывает наша статистика, теперь и корпоративный сектор готов использовать для оплаты участия в конференциях и тренингах своих сотрудников электронные платежи. Для организаторов мероприятий автоматизация регистрации участников и продажи билетов множественными методами оплат – большое подспорье, поскольку сэкономленные силы и время можно направить на организацию самой конференции».

Все в облака, или Что нового в сфере маркетинга мероприятий?

Александр Кулебякин о тренде
в event-индустрии – SaaS-решениях

Как организаторам мероприятий лучше автоматизировать процессы, на которые требуются временные, финансовые и человеческие ресурсы? Это возможно с помощью облачных сервисов регистрации и продажи билетов.

Прямой выход на целевую аудиторию

Облачные сервисы продажи билетов дали организаторам мероприятий принципиально новые каналы сбыта. До этого event-индустрия использовала в основном два пути реализации билетов: через офлайн-кассы и через их аналоги в интернете. В обоих случаях покупатель должен посетить (физически или посредством перехода по ссылке) место реализации билетов.

Традиционные кассы рекламируют и предлагают одновременно билеты на множество различных событий. И в процессе покупки потенциальный посетитель может изменить свое мнение в пользу какого-либо другого мероприятия. Существует большой риск, что маркетинговые затраты организатора на привлечение такого клиента окажутся неоправданными.

На первый взгляд, кажется, что все каналы сбыта можно разделить на две группы: офлайн и онлайн. Однако это не так. Облачные сервисы, хотя и оперируют в интернете, используют принципиально новый подход к работе с аудиторией, что выделяет их в отдельный канал по сравнению с традиционными кассами (как офлайн, так и онлайн).

Подход заключается в том, что потенциального посетителя не нужно «загонять» к кассе. С помощью облачного сервиса кнопка «купить» интегрируется в тематические сайты, сообщества, группы в социальных сетях, за обновлениями которых следит целевая аудитории мероприятия. Именно эти интернет-площадки являются наилучшим местом, не только для информирования пользователей о событии, но и для удовлетворения импульсного спроса на покупку билета.

Конечно, организатор может использовать эти ресурсы для публикации ссылок на традиционную онлайн-кассу, но тогда он рекламирует как сторонний сервис, так и в какой-то степени конкурентов, сведения о которых размещают онлайн-кассы. Используя SaaS-решение для встраивания кнопки «купить», event-менеджер подводит свою аудиторию прямо к совершению транзакции.

Экономический смысл использования облачного сервиса заключается в том, что организатору не нужен собственный софт и серверные мощности, обеспечивающие совершение платежей. Вся работа по обработке данных посетителей, продаже билетов, ведению отчетности проходит на стороннем сервере в режиме реального времени. Event-менеджер может управлять этими процессами через личный кабинет, который также находится в облаке. Используя любое устройство с доступом к интернету, можно оперативно отследить количество зарегистрировавшихся посетителей, получить данные заполненных анкет, узнать число проданных на данный момент билетов, проверить поступление денег на счет и многое другое.

Управление инструментами стимуляции продаж

Облачный сервис предоставляет функции оперативного управления маркетинговыми инструментами, чего не дает традиционная онлайн-касса. Через личный кабинет на сайте сервиса организатор мероприятия может настраивать скидки, определяя их размер, временной промежуток, условия предоставления. Предположим следующую ситуацию: отслеживая продажи билетов, организатор обнаруживает, что их интенсивность падает, и правильным было бы их простимулировать. За пять минут он может настроить скидочную программу, допустим, с недельным периодом действия и снижение стоимости при условии покупки трех билетов одновременно. Оповещение об акции автоматически появляется на всех ресурсах, где интегрирована кнопка «купить».

Подобным образом настраиваются и другие инструменты стимулирования спроса – например, промо-коды. Они моментально генерируются в личном кабинете организатора на страничке с конкретным мероприятием. Промо-коды можно раздать партнерам – СМИ и другим онлайн-площадкам, чтобы стимулировать их на реализацию билетов. В личном кабинете можно настроить процент с каждого билета, проданного партнером, который автоматически уйдет на его счет.

Организатор может использовать SaaS-решение для массовых e-mail-рассылок, сэкономив на оплате стороннего хостинга. В процессе совершения покупки билета можно обязать пользователей указывать адрес электронной почты. В этом случае, с каждым последующим проведенным мероприятием база данных потенциальных посетителей будет расти и по окончании остается у организатора. Используя ее, можно настроить автоматические оповещения обо всех планируемых событиях, промо-акциях и скидках, а также экстренно информировать пользователей при переносе даты или места события.

Что касается организации деловых мероприятий – например, b2b-конференций и семинаров. Облачный сервис автоматизирует все взаимодействия с юридическими лицами: выставление счетов, отправку приглашений, контроль статуса оплат и предоставление закрывающих документов. Это снимает необходимость в выделении целого штата сотрудников, которые заняты звонками-напоминаниями, заполнением счетов вручную, отправкой электронных писем, проверками банковских выписок, копированием регистрационной информации в таблицы и так далее. Важно, что после завершения мероприятия у организатора остается сегментированная электронная база данных, а не сотни заполненных от руки листовок, которые требуют дополнительной обработки.

Использование фирменного стиля

Традиционная онлайн-касса ограничивает возможности в использовании фирменного стиля при оформлении билетов и анкет. В отличие от нее, облачный сервис позволяет размещать на различных площадках (сайте организатора, социальных сетях) не просто кнопку «купить», а целую форму продажи билетов с электронной анкетой участника, или даже интерактивную схему зала с различной системой цен. В последнем случае пользователь, кликнув на понравившееся место, перенаправляется на страницу совершения оплаты. При оформлении формы-виджета могут быть использованы любые элементы фирменного стиля - цвета, шрифты, логотип и так далее.

Интересные возможности предлагаются и в процессе дизайна билетов: создание оригинального текста, размещение логотипов спонсоров, любой информации (например, схему проезда к месту события) и вообще, использовать билет как дополнительную рекламную площадь. Внешний вид и содержание анкеты-опросника также настраивается организатором в соответствии с его интересом и потребностями. Любые производимые изменения в оформлении формы оплаты, сразу отображаются на всех ресурсах автоматически.

Контроль электронных билетов в отсутствие интернета

Некоторые онлайн-кассы, как и облачные сервисы, работают с электронными билетами. Отличие в том, что при их использовании в основном способ контроля входа заключается в проверке уникальных номеров на билетах (посредством ручного ввода) с интернет-базой в режиме онлайн, что занимает много времени, или обмен электронного билета на его бумажную версию перед началом мероприятия.

Если в помещении еще и трудности со связью, процесс контроля доступа посетителей становится настоящей проблемой. Решение, которое предлагают облачные сервисы, в следующем: печать на билетах QR- и штрих-кодов. Первые считываются с помощью обычной web-камеры (нужен доступ в интернет), вторые – с помощью ручного сканера штрих-кодов, синхронизированного с ноутбуком (и для этого нет необходимости в интернете).

Если организатор решил не рисковать и не использовать сеть, то перед проведением мероприятия он загружает в ноутбук базу данных посетителей, сформированную в ходе заполнения анкет во время регистрации (она хранится в облаке), и уже на входе специальная программа считывает и обрабатывает билетные коды в одну секунду. Использованный билет отмечается в системе, и повторный вход по нему исключается.

Как правило, облачные сервисы поддерживают и более инновационное решение – мобильный сheck-in. Специальные приложения для Iphone и Android считывают коды с помощью смартфона, для этого нужно только поднести его к билету. Причем это может быть, как бумажная, так и электронная версия.

В последнем случае посетителю нужно лишь предъявить мобильное или любое другое устройство с сохраненными данными билета.

Использование двух видов кодов дает организаторам выбор – полагаться на отличную связь в помещении или нет. Отпадает необходимость в ручном вводе информации, время на контроль входа значительно уменьшается. В целом, ускорение организационных процессов, экономия финансовых, временных, человеческих ресурсов при проведении мероприятия - это главное преимущество облачного сервиса.

Event-менеджер может, наконец, сосредоточиться на генерации идей – той составляющей, которую еще не научились оптимизировать и автоматизировать.


Статья для e-xecutive.ru

Как избежать ошибок в организации мероприятий

Российская event-индустрия вынуждена постоянно сталкиваться с рисками возникновения своего рода «точек возврата» - когда крупный проект, отнявший у организаторов много сил и средств, приходится сворачивать. В каких ситуациях риски наиболее вероятны? Что делать event-менеджеру в таких случаях? Ответы знает Александр Кулебякин, директор TicketForEvent Russia.

По нашим оценкам, за последние полгода было отменено порядка 40 крупных мероприятий. Ситуации, отражающие факт срыва мероприятия, укладываются в несколько типовых сценариев.

Коррупция «на кассах»: слишком много билетов досталось спекулянтам. Они установили заоблачные, не устраивающие большинство посетителей цены. В итоге за несколько дней до окончания продаж было решено отменить мероприятие из-за низкой рентабельности.

Снизить количество билетов ушедших к спекулянтам можно было, отказавшись от морально устаревших бумажных билетов в пользу электронных или по крайне мере использовать оба канала распространения. Тогда доступ к билетам будет у всех зрителей одинаковый, да и в CRM-системе, управляющей продажами, количество билетов, попадающих в одни руки, можно ограничить. Еще один способ борьбы со спекуляциями – организация продажи при условии обязательной регистрации перед покупкой (которую также можно подтверждать или отклонять).

Неэффективная дистрибуция: билеты не дошли до целевых покупателей или не были им распроданы. В этом случае мероприятие также приходится отменять или переносить.
Избежать такого положения дел можно, используя сразу несколько каналов распространения билетов. К примеру, сайт компании, организатора мероприятия, партнеров и, если это применимо, классические офлайновые продажи. Как показывает практика, привлечение партнеров весьма эффективно, особенно если речь идет о платежеспособном трафике. С их помощью также можно давать рекламу.

Полезно будет разработать систему скидок и промо-кодов, стимулирующих продажи. Если участников мероприятия немного, билеты в данном случае можно сделать именными  либо ориентироваться на целевые группы (например, студентов).

Динамику продаж нужно отслеживать: как по абсолютным цифрам, так и по отдельным сегментам посетителей. Хороший инструмент – онлайн-анкетирование на сайте организаторов мероприятия. В рамках него можно спрашивать, устраивают ли цены, удобны ли каналы получения билетов и способы оплаты. К последнему пункту надо отнестись внимательно: бывает, что посетитель отказывается от билета в последний момент, когда ему неудобно платить предложенными инструментами. Выбираем систему дистрибуции билетов, позволяющую платить разными методами.

Ситуация, типичная для мегаполиса – артист опаздывает на мероприятие, попав в пробку или задержавшись в аэропорту. Начало концерта совпало с транспортным «часом пик», к концертному залу не проехать. Самый неприятный сценарий, приходится если не откладывать, то серьезно задерживать мероприятие.

Организаторы могут этого избежать сложностей, если вовремя проинформируют посетителей о задержке концерта, таким образом, снимается негатив и снижается вероятность отмены концерта, возврата билетов.

Держать связь с посетителями можно через онлайн (социальные сети, e-mail), SMS-сообщения, или же, если возможно, телефонные звонки – чтобы точно быть услышанными. Естественно, при офлайновых продажах взять какие-либо контакты покупателя сложно. Хотя бы потому, что такой метод попросту удивит человека. В интернете же все иначе: контактные сведения открыты и делятся ими гораздо охотнее.
Другими, не зависящими от организаторов факторами, могут быть: болезнь ключевых участников мероприятия, природные катаклизмы, техногенные происшествия или внезапный запрет на проведение со стороны муниципалитета, что тоже не редкость.

Здесь речь пойдет, скорее, не о мерах предупреждения таких ситуаций, а о корректных способах реагирования на них. Прежде всего, информацию об отмене мероприятия нужно передать посетителю как можно быстрее. Говоря о скорости выполнения этой задачи, онлайн-каналы вне конкуренции. Следующая задача – принести извинения перед посетителями. Самый лучший способ – сделать это как можно более персонально. По бумажному квитку на человека, как мы уже поняли, не выйти, в данном случае на помощь придут контакты, полученные в ходе электронного анкетирования.

Самая главная проблема – это возврат денег за билеты посетителям. Возврат бумажных билетов и электронных – две разные планеты. В первом случае организатор понесет расходы, сопоставимые с теми, что были при дистрибуции. От посетителя потребуется билет. Потеряется – никто ничего не вернет. С электронным форматом все гораздо проще – потеряться ничего не может (т.к. билет сохраняется в базе данных), а издержки по возврату ниже, чем в сценарии с их бумажными вариантами. 

Статья для finam.info