Event-технологии: Как провести деловое мероприятие с минимальными затратами, - рассказывает Станислав Биров, CEO TicketForEvent

Неважно, планируете ли вы деловое мероприятие как средство поиска новых клиентов и налаживания деловых контактов или как инструмент получения денег. Планирование бюджета и финансовых вложений – одно из наиболее сложных и рисковых этапов в подготовке события. Если мероприятие – ваш маркетинговый инструмент, вы должны быть уверены, что расходы на проведения полностью оправдают себя, а стоимость привлеченного потенциального клиента не станет для вас неприятной неожиданностью. В случае же платных событий, ваша цель – получение итоговой прибыли. Как известно, прибыль это разница между вашими доходами и расходами. Поэтому предлагаю рассмотреть, каким образом сделать так, чтобы организация события не стала ударом по бюджету компании и серьезным поводом задуматься, правильно ли выбрано направление вашего бизнеса.

Советы предназначены для организаторов деловых событий крупного и среднего масштаба, таких как: семинары, мастер-классы, тренинги, выставки и фестивали. Статья также пригодится сотрудникам компаний, которые периодически организуют мероприятия подобного формата, являющиеся частью их маркетинга.

Практически для всех событий, независимо от их масштаба, существует общий список необходимых расходов, которые можно разбить на такие направления:

• привлечение и обслуживание спикеров;
• площадка для проведения события;
• обеспечение материальной части мероприятия (печатные и раздаточные материалы);
• привлечение аудитории (весь комплекс маркетинговых активностей по привлечению посетителей);
• организация процесса продажи билетов для физических и юридических лиц и регистрации посетителей;
• проведение кофе-брейков, фуршетов и развлекательной части мероприятия.

Каждая из указанных статей расходов может, как позитивно, так и негативно отразиться на общем бюджете и привести к успеху или провалу мероприятия. Поэтому каждый организатор должен детально понимать структуру своих расходов, чтобы проводить события с оптимальными для него затратами и получать на выходе желаемый результат, будь то стоимость каждого привлеченного клиента или сумма запланированной прибыли. Конечно, расходы могут быть больше или меньше в зависимости от масштаба или тематики мероприятия. К примеру, полноценный банкет иногда можно заменить на скромный кофе-брейк, если конференция длится 3-4 часа. А обслуживание спикера может быть сведено только к оплате транспортных расходов. Также вы можете предложить спикеру то, что находится в его зоне интересов, например масштабную PR-кампанию или работу с нужной ему целевой аудиторией. Однако не стоит забывать, что чрезмерная экономия на таких пунктах, как приглашение известных спикеров, аренда удобно расположенной площадки для проведения конференции, печать качественных и полезных информационных материалов и организация питания, способна снизить привлекательность мероприятия для клиентов.

Можно смело экономить, без ущерба для качества события, на оплате услуг привлеченного персонала, процессе продажи билетов, и организации офлайн-регистрации, а также на рекламе и продвижении мероприятия. Тикетинговые онлайн-сервисы совмещают в себе все три пункта, и сотрудничество с ними будет хорошим подспорьем увеличивающим доходность мероприятия.

Не забывайте и о дополнительных способах получения прибыли, позволяющих окупить издержки.

Ищите пути дополнительного заработка

Как известно, деловые мероприятия являются хорошими площадками для продвижения и рекламы, и вы можете продавать рекламные места и спонсорские пакеты компаниям-участницам. Некоторые из них также будут готовы заплатить за право выступить на конференции, где собрались специалисты из интересующей их отрасли. Таким образом, вы не просто получаете интересного для вашей целевой аудитории спикера, но и привлекаете дополнительный бюджет на событие.




Кроме этих, лежащих на поверхности способов, есть и другие, менее очевидные. Сейчас спросом пользуются дополнительные опционы для посетителей, такие как тематические экскурсии и туры. К примеру, участники нескольких строительных конференций и выставок в Казани с интересом знакомились с программами ликвидации ветхого жилья и социальной ипотеки и осматривали строящиеся и готовые здания. После делового мероприятия многие с удовольствием ездили на экскурсию по интересным местам города. Отдельными пакетами также продается «Индивидуальное общение со спикером», например, в рамках приезда Роберта Кийосаки в Россию, успешный организатор из Санкт-Петербурга устроил серию бизнес-завтраков и ужинов для желающих, и стоимость таких пакетов смогла покрыть многие затраты на проведение мероприятия.

Для того, чтобы расширить аудиторию вашего события и привлечь тех, кто не готов ехать в другой город, можно организовать онлайн-трансляцию и продавать право на доступ к ней. Так поступил оргкомитет IT-конференции Russian Internet Week в прошлом году. Также предложите участникам консалтинговые услуги по анализу отрасли и прогнозированию её развития. Задача эта не столь сложна, как кажется, поскольку перед конференцией вам, скорее всего, нужно будет собрать и обработать отраслевую информацию. Кроме того, на конференциях можно просто что-то продавать: специализированную литературу или сувениры.

Продавайте билеты самостоятельно и онлайн

Есть способы существенно сэкономить на продаже билетов на мероприятия, и облегчить жизнь и себе, и покупателям. Наиболее распространенный способ продажи билетов сегодня, особенно в развлекательной сфере: онлайн- или офлайн-кассы. Важно помнить, что традиционные кассы предполагают расходы на печать бумажных билетов и отчисление комиссионных, доходящих до 15%, кассам-посредникам. При этом у event-менеджеров есть лучшая альтернатива – онлайн-сервисы по организации продажи билетов. Они позволяют использовать для этих целей собственный сайт, группы в социальных сетях и множество других ресурсов, которые читает ваша целевая аудитория. Партнерство с ними не бесплатно, но может обойтись дешевле, чем сотрудничество с кассами-посредниками. Кроме того, можно договориться о бартере: разместить на странице наиболее подходящего вам сообщества виджет с формой регистрации на мероприятие и оплаты билетов в обмен на рекламный баннер на вашем сайте или публикацию в вашей группе в социальных сетях.

Не стоит забывать, что при пересылке на сторонний ресурс для покупки билета всегда есть вероятность потерять покупателя. Его внимание может переключиться на другое событие, представленное на сайте. С офлайн-продажами связана другая проблемы – бумажные билеты необходимо квотировать по точкам продаж и постоянно перераспределять, обеспечивая работой те кассы, где продажи идут активнее. С онлайн-реализацией таких проблем нет, продавать билеты можно на сотне ресурсов одновременно.

Организаторы деловых мероприятий, многие из которых до сих пор по старинке предлагают людям оплачивать участие на конференциях и семинарах через банковские переводы или в офисе продаж, получают от сотрудничества с интернет-сервисами возможность привлечь клиента в момент наивысшей готовности к оплате – сразу после прочтения анонса и появления интереса. Отложенная оплата, сопряженная со сложностями, такая как банковский перевод, означает потерю едва ли не трети клиентов, которые передумают, забудут или не захотят тратить на это своё время.

Автоматизируйте труд персонала

При использовании интернет-сервисов также можно сократить количество персонала, занятого на организации мероприятия, и, следовательно, сэкономить на оплате их труда. Кроме продаж билетов, такие технологии позволяют автоматически создавать бейджи для посетителей, проводить онлайн-анкетирование и регистрацию. Это затратная по времени часть организации конференции, для выполнения которой обычно требуется отдельная команда сотрудников.

Снижается нагрузка на бухгалтерию, так как организаторы получают полноценное бухгалтерское сопровождение и контролируют статистику продаж в своем аккаунте 24 часа в сутки. Онлайн-сервисы полностью берут на себя работу с юридическими лицами, включающую подготовку договоров на оплату и набора закрывающих документов. Организатор в свою очередь получает оплату от одного контрагента.

Продвигайте мероприятие и стимулируйте сбыт бесплатно

Не обязательно тратить большие средства на рекламу мероприятия, можно частично или полностью положиться на бесплатные инструменты продвижения, предлагаемые билетными интернет-сервисами. Во-первых, это возможность вести e-mail-рассылку по базе потенциальных участников событий. База формируется после анкетирования посетителей при регистрации и покупке билетов на одно из ваших первых мероприятий. В дальнейшем её можно изменять и дополнять при проведении всех последующих. Этот инструмент является одним из ключевых у большинства успешных организаторов бизнес-событий. По статистике, до 30-40% билетов продается после первой рассылки по базе лояльных посетителей.

Во-вторых, продвижение можно вести в интернете на самых различных сайтах – в собственных группах в социальных сетях, тематических сообществах, популярных блогах и других ресурсах, где собирается потенциальная аудитория. Размещайте новости о подготовке конференции, интересных участниках события и актуальных проблемах вашей отрасли, проведите конкурс по розыгрышу бесплатных билетов. Подписчики групп в социальных сетях поделятся вашими новостями и, тем самым, поспособствуют продвижению мероприятия. Кроме новостей, размещайте на этих ресурсах форму продажи билетов, которая легко интегрируется в любую онлайн-площадку.

Кроме того, с помощью интернет-сервисов для автоматизации продажи билетов вы можете стимулировать аудиторию к покупке, используя маркетинговые инструменты. К примеру, клиенты TicketForEvent самостоятельно в своем личном кабинете настраивают скидки на ранние и массовые покупки и генерируют промо-коды для бесплатных участников – партнеров и журналистов.

Для организаторов, которые ориентированы на работу в среднесрочной и долгосрочной перспективе, очень действенным является инструмент построения своей сети аффилиатов. Event-менеджеры договариваются с большим количеством онлайн-ресурсов, на которых присутствует их аудитория, и усиливают продажи в личном кабинете через партнерские сайты. Многие организаторы, которые работают на рынке не один год, достигают уровня продаж более 70% через партнерские маркетинговые сети.

Каким бы ни было ваше мероприятие, вы всегда можете найти способы уменьшить бюджет на его проведение. Наличие достаточного опыта в организации различных по формату и размеру событий позволит понять, каких трат можно избежать без потери качества мероприятия, а какие направления требуют больших вложений. Не имея достаточной специализации в этом, лучше положиться на профессионалов, предложение которых наиболее выгодно вашей компании.

Cтатья для event.ru

Исследование TicketForEvent: узнайте, кто посещает Ваши мероприятия

Одна из основных задач организатора мероприятий – собрать аудиторию и максимально удовлетворить ее потребности и ожидания. Справиться с этой задачей, получив максимальную обоюдную пользу, поможет понимание того, кто же чаще и охотнее всего посещает b2c-события.

TicketForEvent изучил тенденции посещения b2c-мероприятий и предлагает Вашему вниманию результаты исследования.

Согласно опросу, в 2013 году примерно 38% россиян ходили на мероприятия для личного и карьерного роста не чаще 1-2 раз. Однако у каждого четвертого респондента интересные тренинги и семинары уже вошли в привычку – они не упускают случая посетить такие события более 5 раз за год. Примерно 45% опрошенных TicketForEvent стали чаще ходить на b2c-мероприятия, и лишь 17% снизили активность посещений. Примечательно, что более половины участников тщательно планируют свое обучение, а около 30% специально откладывают деньги на мероприятия для саморазвития.

Самыми популярными в России оказались курсы по психологии, а также деловые мероприятия – о походах на такие события заявили 39% и 30% опрошенных. Однако наибольший всплеск интереса за прошлый год вызвали растущие категории мероприятий, позволяющие развить личную эффективность (24%), приобщиться к культуре и искусству (17%), а также уделить внимание моде, стилю и красоте (8%).

Около 46% посетителей ходят на b2c-мероприятия от случая к случаю, и их решение диктуется эмоциями. Учитывая этот факт, организатору необходимо позаботиться о грамотном оповещении и сделать покупку билетов на мероприятие удобной и доступной. По данным ряда исследований, 80% посетителей готовы доплатить 5% к цене за удобство оплаты, а свыше 60% могут переплатить 10% за возможность покупок из дома.

Узнают о проведении различных b2c-событий российские пользователи, в основном, из e-mail-рассылок, обсуждений в интернет-сообществах и рекламе в сети. Среди главных факторов выбора мероприятия посетители назвали тему доклада и имя спикера, немаловажными также считаются даты проведения и возможность развить те или иные навыки.

Что касается стоимости участия, то ее опрашиваемые определили как фактор средней важности. Наиболее охотно (51%) посещаются мероприятия с ценой билета до 3000 рублей.

Около половины анкетируемых (45%) предпочитают приобрести билет онлайн, планируя посещение мероприятия в другом городе или стране. В 11% случаев выбор останавливался на интернет предоплате. В сумме более половины билетов относятся к категории электронных. Статистика TicketForEvent показывает, что почти 75% платежей за электронные билеты совершаются по банковским картам, остальные – через платежные терминалы и банки.

Наибольшая активность посещений b2c-мероприятий зафиксирована в возрастной группе от 26 до 35 лет – именно в этом возрасте на курсах для саморазвития занимаются более половины женщин и почти 60% мужчин. Вторая по степени активности группа - от 18 до 25 лет.

Преобладающее большинство посетителей – специалисты, хотя также велика доля руководителей, менеджеров и индивидуальных предпринимателей. Наиболее типовой доход среди посетителей – от 30 до 50 тысяч рублей, более 100 тысяч рублей зарабатывают лишь 5% опрошенных женщин и 10% мужчин. В то же время выявлена взаимосвязь – чем выше доход, тем более дорогие мероприятия выбирает посетитель.

Опрос проводился в сентябре 2014 года среди посетителей b2c-мероприятий, билеты на которые приобретены через сервис TicketForEvent. В анкетировании приняли участие свыше 800 человек.

Получить результаты исследования Вы можете здесь.

Как снизить расходы на маркетинг мероприятия

В онлайн-среде мы «ловим» посетителя в момент наивысшей готовности к совершению покупки, и тут важно дать ему возможность произвести оплату прямо сейчас пока он не “остыл”, “потом” может просто не быть – покупатель забудет, передумает, заболеет, найдет другое событие – вариантов множество.

Владимир Балашов,
директор по маркетингу TicketForEvent Russia

Существует несколько видов экономии при подготовке специального события. Снизить финансовые, временные, организационные затраты event-менеджеру помогут облачные интернет-сервисы, уверен Владимир Балашов, директор по маркетингу TicketForEvent Russia.
 

Замкните продажи на себе

Важно правильно оценивать не только то, что вы экономите, но и то, что при правильной организации процесса продаж вы можете дополнительно заработать. Так, например, организаторы развлекательных мероприятий, действующие по старинке, предпочитают бумажные билеты и реализацию через кассы или онлайн афиши. При этом у них имеется собственный канал сбыта – сайт мероприятия или артиста, а не сторонний билетный ресурс, куда они перенаправляют покупателя. Зачем отдавать 15% от выручки, если можно замкнуть продажи с этого канала на себе. К тому же все организаторы развлекательных мероприятий отлично понимают, что при использовании таких сервисов появляется не только доступ к широкой аудитории, но и вероятность потери имеющихся лояльных покупателей, которые могут переключиться на аналогичные события.

Когда мы говорим про онлайн-продажи, то всегда объясняем организаторам, что есть огромное отличие между продажей билета в онлайне и привычной кассе. В онлайн-среде мы «ловим» посетителя в момент наивысшей готовности к совершению покупки, и тут важно дать ему возможность произвести оплату прямо сейчас пока он не “остыл”, “потом” может просто не быть – покупатель забудет, передумает, заболеет, найдет другое событие – вариантов множество.

При реализации бумажных билетов неизбежно их квотирование по точкам продаж или билетным агентствам, и перекидывать билеты из «мертвой» точки в «активную» бывает весьма затруднительно. Онлайн-продажи можно вести синхронизировано сразу на огромном количестве площадок. При традиционной схеме большая часть билетов уходит накануне и в день мероприятия, что не дает возможности организатору прогнозировать уровень сбыта вплоть до последнего момента. Предпродажи через онлайн-каналы при активной их стимуляции позволяют реализовать до 70% билетов задолго до дня мероприятия. Это экономия на рисках.

Автоматизируйте труд бухгалтеров и секретарей

Для организаторов деловых мероприятий, где значительная часть покупателей - юридические лица, использование таких сервисов как TicketForEvent выглядит еще более удобным: в данном случае экономия происходит не только в процессе продаж, но и на всех этапах подготовки к событию – учет посетителей, выставление счетов, обработка информации по платежным операциям. Организатор получает полноценное бухгалтерское сопровождение в рамках сервиса и не должен увеличивать штат бухгалтеров и секретарей для работы с документацией, эти действия полностью автоматизируются.

Используйте бесплатные инструменты стимуляции продаж

Как быть небольшим event-агентствам или организаторам деловых событий, которые не планируют собирать многотысячные залы и тратить значительные средства на рекламу события? Лучший вариант – использовать облачные сервисы со встроенными инструментами продвижения, не расходуя дополнительные финансы на привлечение аудитории. Наиболее подходящие инструменты для такого рода организаторов – e-mail-рассылка по внутренней базе, размещение формы покупки на тематических сайтах партнеров. Имея базу посетителей, оставшуюся после проведения нескольких мероприятий и правильно организовав работу с ней, вопрос продажи пропадает, и организатор экономит средства, получая желаемый результат по сбыту в прогнозируемые сроки.

Облачный сервис регистрации и продажи билетов легко интегрируется в любую онлайн-площадку. Так, на сайте бизнес-школы можно за пять минут разместить виджет регистрации участников с автоматической анкетой, а на страничке рок-группы в социальной сети – кнопка «купить билет».

Таким образом работает сервис TicketForEvent. С помощью облачных решений организатор мероприятия может не только напрямую выйти на целевую аудиторию, но и всячески ее стимулировать, используя различные маркетинговые инструменты. Например, клиент TicketForEvent может в любой момент зайти в личный кабинет на ресурсе и настроить скидки на ранние и массовые покупки, сгенерировать промо-коды для бесплатных участников – партнеров и прессы, установить комиссии с продажи билетов через своих партнеров, тем самым стимулируя сбыт.

Статья для MarketingPeople